Pemahaman tentang Business Intelligence Software (BI)

Written by Krisno Iswanto. Monday, 14 July 2008
Sampai dengan saat ini software aplikasi dalam dunia industri yang paling maju dan berkembang adalah ERP (Enterprise Resource Planning) . Hal tersebut tidak lah mengherankan karena ERP telah mencakup keseluruhan organisasi, dan meliputi semua aktivitas atau proses bisnis dalam organisasi. Tetapi untuk orang-orang yang berkecimpung dalam dunia Sistem Informasi (SI), akan mudah belajar untuk menciptakan aplikasi-aplikasi lain yang akan memberikan keuntungan-keuntungan baru pada dunia industri.
Perkembangan software aplikasi ERP, titik berat perkembangannya adalah pada otomasi proses bisnis. Bila kita bicara mengenai kelemahan ERP, adalah ERP hanya bicara mengenai efisiensi yaitu : penghematan biaya, penghematan waktu, penghematan inventory, dan lain sebagainya.
Tetapi bagaimana dengan efektivitas?
Dalam persaingan global ini muncul pemikiran-pemikiran yang lebih mengutamakan efektivitas di dunia SI, misalnya seperti CRM (Customer Relationship Management).
Belakangan ini di dunia SI kita mengenal satu software aplikasi yang sering dibahas, yaitu Business Intelligence Software (BI). BI telah banyak digunakan oleh organisasi-organisasi dalam mengelola data dan informasi sampai dengan dukungan pengambilan keputusan. Secara ringkas, BI dapat diartikan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari hasil analisis data yang diperoleh dari kegiatan atau usaha suatu organisasi. BI biasanya dikaitkan dengan upaya untuk memaksimalkan kinerja suatu organisasi.
Apa yang dimaksud dengan BI?
Business Intelligence Software (BI) berfungsi seperti dashboard pada kendaraan. BI memberikan petunjuk ukuran-ukuran yang menentukan performa kendaraan yang dengan maksud lain adalah organisasi itu sendiri. BI juga memberikan informasi kondisi internal, seperti halnya suhu pada kendaraan. Dan juga BI memberikan tanda-tanda/ peringatan-peringatan pada pengemudi bila terjadi kesalahan pada kendaraan, seperti bila bensin akan habis pada kendaraan. Semuanya berguna bagi pengemudi agar mampu mengendalikan kendaraannya dengan baik dan mampu membuat keputusan yang tepat pada saat yang dibutuhkan.
Secara umum BI merupakan sebuah proses untuk melakukan ekstraksi data-data operasional perusahaan dan mengumpulkannya dalam sebuah data warehouse. Selanjutnya data warehouse diproses menggunakan berbagai analisis statistik dalam proses data mining, sehingga didapat berbagai kecenderungan atau pattern dari data. Hasil penyederhanaan dan peringkasan ini disajikan kepada end user yang biasanya merupakan pengambil keputusan bisnis. Dengan demikian manajemen dapat mengambil keputusan berdasarkan fakta-fakta aktual, dan tidak hanya mengandalkan intuisi dan pengalaman kuantitatif saja.
Pada prakteknya, BI akan berfungsi sebagai analis, penghitung scorecard, sekaligus memberikan rekomendasi pada pengguna terhadap tindakan yang sebaiknya diambil. Dengan menjalankan fungsi dashboard, pengguna BI akan cepat mengenali penyimpangan-penyimpangan pada perusahaan sekaligus dengan penyebabnya sebelum hal tersebut berkembang menjadi masalah yang serius. Oleh sebab itu BI disebut juga dengan dashboard.
Sedangkan tujuan diterapkannya BI adalah untuk mengurangi volume data agar menjadi informasi yang berguna seperti profile customer, kebiasaan berbelanja, tingkat profitabilitas produk, dan strategi kompetitif. Seringkali ini dilakukan dengan menggunakan analisis tingkat lanjut untuk "menggali" volume data agar mendapat hubungan dan wawasan penting dalam data. Dengan BI data diringkas menjadi laporan untuk berbagi informasi dengan orang di dalam dan di luar organisasi.
Berikut ini merupakan keunggulan-keunggulan BI yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan:

1. Konsolidasi informasi Apabila BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satu platform dan disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna ke seluruh organisasi. Dengan demikian konsolidasi di dalam perusahaan dapat diperkuat.
   
2. Pelaporan yang cepat BI di dalam perusahaan juga mampu menyediakan informasi untuk perkembangan bisnis yang lebih besar pada level strategis, dimana dengan sekali melihat kita bisa tahu apa yang terjadi.
   
3. Kustomisasi Graphic User Interface (GUI) BI membuat tampilan GUI yang user friendly dan BI juga menyediakan fasilitas kustomisasi GUI. Sehingga tampilan GUI jauh dari kesan teknis.
   
4. Meminimalir masalah teknis Karena BI sifatnya yang user friendly sehingga meminimasi kemungkinan operating error dari pengguna, juga BI hanya merupakan software pada layer teratas (information processing) dan bukan business process management.
   
5. Biaya pengadaan kecil Karena BI hanya software aplikasi yang bekerja pada layer teratas dari pengolahan informasi system, harga biaya pengadaannya pun lebih murah dibandingkan ERP.
   
6. Mudah pengintegrasian data BI membuka kemungkinan untuk berintegrasi dengan ERP sebagai pemasok databank yang akan diolah menjadi reports, namun BI juga dapat bekerja dari databank yang dibuat terpisah. BI pun menjadi terbuka untuk digunakan oleh analis profesional dan peneliti, yang data olahannya bersifat sekunder.
   
7. Cepat dalam merespons Keunggulan BI lain yang tidak dimiliki oleh ERP adalah dalam hal kecepatan (responsiveness). Misalnya pada penghitungan service level. Fungsi BI akan memberikan peringatan kepada pengguna sebelum batas bawah dalam service level (lower limit) terlampaui. Sehingga masalah bisa ditangani sebelum benar-benar muncul ke permukaan.
   

Untuk di Indonesia BI masih barang yang baru tetapi sebenarnya sangat menarik karena menggabungkan pemahaman business dengan database management. Sedangkan di Amerika dan Eropa sekarang ini timbul kecenderungan pengguna BI turun dari level eksekutif ke level office worker. Penggunaan BI/Dashboard pun meluas, ini karena dashboard dengan setting metrik yang tepat bisa meningkatkan efektivitas karyawan dalam pengambilan keputusan.
Sebagaimana data terakhir pada pertengahan 2005 menunjukkan, 60% perusahaan di Amerika Serikat yang berpendapatan di atas $100 juta telah mengimplementasi BI. 40% sisanya berencana implementasi sebelum 2006 berakhir.
Semoga tulisan ini dapat memberikan sedikit wawasan bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia untuk dapat meningkatkan efektivitas kinerja organisasi.